Infos pratiques pour les associations de Jurançon

• Je consulte la fiche de présentation de votre association dans l’Annuaire des associations
• Si les informations ne sont pas correctes et/ou si je veux modifier le logo ou l’image de présentation, j’écris un mél à spors.associations@ville-jurancon.fr et à communication @mairie-jurancon.fr

Je souhaite porter une manifestation organisée par mon association à la connaissance de tous les jurançonnais ? Une bonne communication est souvent l’une des clefs du succès de votre événement !

Je me rends sur la page “Prochains rendez-vous associatifs” du site et je clique sur “Annoncer un événement” : je complète le formulaire et je joins une jolie photo pour illustrer mon événement

Je prépare un message de 150 caractères max., pour diffusion sur le PANNEAU ÉLECTRONIQUE implanté devant la Mairie, en remplissant ce formulaire qui doit être renvoyé à sports.associations@ville-jurancon.fr

A savoir

• La publication de l’événement dans l’agenda ou sur le panneau électronique n’est pas immédiate. Elle est soumise au préalable à la relecture et à la validation des services de la Commune.
• Il tient à vous de contacter la presse et ses correspondants locaux:

1. Pour la République des Pyrénées: Madame Pascale Arranz: pascalearranz@gmail.com – 06 52 52 15 42
2. Pour Sud-Ouest : Monsieur Marc Bruno: marco.bruno@wanadoo.fr – 06 81 41 59 72

• Vous voulez donner à votre événement de la visibilité au niveau de l’agglo? Renseignez-le sur Pau l’Agglo et Nous.
• Enregistrer un message sur France Bleu Béarn:  05 59 98 30 60

Pour rappel, voici une liste des panneaux expression libre implantés dans la ville. Attention, l’affichage sauvage est passible d’amende…

Retour sur votre événement

Une fois votre événement passé, n’oubliez pas :

• De préparer un texte court qui rend compte de l’événement ;
• De sélectionner les meilleures photos prises lors de l’événement ;
• De transmettre le tout à cette adresse à communication@mairie-jurancon.fr ainsi qu’aux correspondants de presse.

Pour l’occupation saisonnière des salles, le service Sport et Vie Associative vous contactera systématiquement en fin de saison pour anticiper la prochaine.

Si votre demande répond à une occupation occasionnelle (non saisonnière), prière de tenir compte des éléments listés ci-dessous et de contacter le service Sport et Vie Associative.

• Toutes les demandes sont soumises à la validation de Monsieur le Maire : un courrier ou mail de confirmation est envoyé au demandeur
• Un délai de 3 semaines minimum est requis entre le dépôt de la demande de pré-réservation et la date de la mise à disposition de la salle.
• Selon la période demandée, l’adresse du siège social de l’association (Jurançon ou hors jurançon), la durée de la mise à disposition demandée, les tarifs appliqués sont différents (grille tarifaire votée en Conseil municipal). La location est gratuite pour les associations jurançonnaises.

Rappel

• Il appartient à l’association de venir retirer la clé/badge de la salle réservée à l’accueil des Services Techniques (8h30-12h/14h-17h00), le jour même ou la veille (suivant l’heure) de l’utilisation de la salle, muni du courrier/courriel de confirmation
• Les lieux occupés doivent rendus nettoyés et rangés, dans le respect des dates fixées.

Un délai de 30 jours minimum est requis entre le dépôt de la demande et la date du 1er jour de mise à disposition du véhicule.

• Seules les associations dont le siège social est situé sur Jurançon peuvent bénéficier de la mise à disposition
• Le prêt du véhicule n’est autorisé QUE pour les déplacements ayant un lien direct avec l’activité de l’association (ex: compétition clubs sportifs)
• Le carburant est à la charge de l’association (véhicule rendu avec le plein)
• Le véhicule doit être rendu propre, à l’intérieur comme à l’extérieur, dans un état d’usage identique au moment de la remise des clefs (état des lieux réalisé), avec le carnet de bord dûment complété (nombre de kms parcourus, etc)
• Il appartient à l’association de venir retirer la clé du véhicule à l’accueil des Services Techniques (8h30-12h/14h-17h30), le jour même ou la veille (suivant l’heure) de l’utilisation de la salle, muni du courrier/courriel de confirmation.

> Formulaire de demande d’utilisation véhicule communal 9 places

Votre association porte un projet de manifestation qui se déroulera sur le territoire de Jurançon ? Plusieurs démarches sont à entreprendre en amont de votre événement.

La période de juin à septembre est particulièrement chargée en manifestations sur la Commune : pensez à contacter au plus tôt le service Sport et vie associative pour vérifier que la date envisagée n’entre pas en concurrence avec un autre événement.

Quel que soit le thème ou la forme de votre événement (fête du club, défilé, rassemblement, concert, vide-grenier, compétition, etc) il est indispensable de prendre contact avec le service Sport et vie associative qui vous guidera dans les démarches administratives préalables à effectuer.

L’indispensable:

La Commune peut, le cas échéant, mettre à disposition du matériel destiné à vous aider dans l’organisation de votre manifestation. Vous pouvez signaler tous les besoins administratifs et logistiques de votre événement  En remplissant le formulaire suivant:

Formulaire demande de matériel et démarches administratives préalables à l’organisation d’une manifestation

Rappels: 

• Ce formulaire complété doit être adressé 3 mois minimum avant la date de l’événement à sports.associations@ville-jurancon.fr
• Toutes les demandes sont soumises à la validation de Monsieur le Maire : un courrier ou mail de confirmation est envoyé au demandeur.
• Afin de permettre à tous les utilisateurs de pouvoir bénéficier des équipements et matériels communaux de façon équitable et pérenne, les associations s’engagent à respecter les contraintes de temps et les consignes d’utilisation données par les services municipaux.

Autres documents à ne pas manquer:

> Vous vendrez des boissons alcoolisées durant votre événement?

Formulaire demande d’ouverture de débit de boisson temporaire

A noter: Cette demande figure dans le formulaire antérieur. Pas besoin de la remplir une deuxième fois. Ce formulaire complété doit être adressé 3 mois minimum avant la date de l’événement à sports.associations@ville-jurancon.f

> Vous organisez  une course  dans l’espace public: à pied, VTT, cyclisme, trail, motos, etc

Informations pour l’organisation d’une manifestation sportive motorisée OU non motorisée

> Consignes sécurité – Vigipirate

Les nouvelles dispositions législatives adoptées en 2016 ont conduit à une révision du plan VIGIPIRATE pour l’adapter à une menace particulière élevée. Il est conseillé de se poser la question de la mise en sécurité du public, en particulier si beaucoup de participants/spectateurs sont attendus.

Rappel: Veuillez à limiter la production des déchets lors de votre manifestation et pensez au tri sélectif. Des containers peuvent être mis à votre disposition par la Commune.

Afin d’encourager le monde associatif dans son développement et dans le déploiement d’actions ou d’événements en direction de tous les jurançonnais, des subventions sont accordées à certaines associations chaque année.

En fonction des priorités fixées par la municipalité, des projets concrets proposés (qui doivent servir l’intérêt général), et des besoins financiers réels des associations, le Conseil Municipal vote par délibération, le montant de chaque subvention attribuée.

Rappels

• Il appartient à l’association, et à elle seule, de remplir son dossier de subvention en son nom propre, par l’intermédiaire de son représentant (Président/e).
• Il n’existe a priori aucun droit “acquis” à la subvention : une association qui a obtenu une subvention une année doit renouveler sa demande l’année suivante.
• Toute demande de subvention fait l’objet d’un examen approfondi. La municipalité rend ses décisions publiques par délibération.
• Les principales étapes des dossiers de subvention sont les suivantes :

Quels sont les types de subventions ?

On distingue deux types de subventions :

• Les Subventions de Fonctionnement: ce sont des aides accordées, chaque année, pour aider l’association à réaliser son activité dans l’intérêt poursuivi par la ville. Ces subventions sont prévues au budget de la commune en début d’année. Les dossiers de demande doivent donc être impérativement remis à la date précisée ci-dessus.
• Les Subventions Exceptionnelles: ce sont des aides affectées à un projet spécifique mené par l’association. Elles peuvent être demandées en cours d’année, mais la demande devra être déposée 3 mois avant, au minimum, le début de la réalisation du projet.