Cette page rassemble les démarches et petits gestes pratiques du quotidien pour les associations. En prime, un mode d’emploi des réflexes à avoir lorsque l’on organise une manifestation à Jurançon.
Subventions
Tous les ans, des subventions peuvent être accordées à des associations œuvrant dans le domaine du sport, de la culture, du social, de l’éducation, l’animation ou la jeunesse. Les actions de ces associations doivent présenter un intérêt local pour la ville de Jurançon et s’inscrire dans les priorités retenues par le Conseil Municipal.
Il appartient à chaque association, et à elle seule, de faire une demande de subvention. Après examen du dossier, la collectivité peut ou non accorder la subvention : il n’y a aucun droit acquis à la subvention. Chaque subvention est votée en Conseil Municipal.
Pour des raisons de calendrier, toute demande postérieure ne pourra être examinée pour le budget primitif 2020. Les dossiers doivent impérativement être remis avant le 18 décembre 2019 dernier délai.
Vous trouverez ci-dessous ce dont vous avez besoin pour établir votre demande de subvention :
Les Subventions de Fonctionnement: ce sont des aides accordées, chaque année, pour aider l’association à réaliser son activité dans l’intérêt poursuivi par la ville. Ces subventions sont prévues au budget de la commune en début d’année. Les dossiers de demande doivent donc être impérativement remis à la date précisée ci-dessus.
Les Subventions Exceptionnelles: ce sont des aides affectées à un projet spécifique mené par l’association. Elles peuvent être demandées en cours d’année, mais la demande devra être déposée 3 mois avant, au minimum, le début de la réalisation du projet.
A compter de septembre, étant donné le contexte épidémique actuel, la Commune impose dans tous les bâtiments mis à la disposition d’ associations et/ou clubs sportifs, un protocole sanitaire strict.
Le port du masque pour les personnes de + de 11 ans dans les espaces communs (hors terrains de jeu pour les activités sportives) est obligatoire.
En complément, les usagers sont invités à interroger directement les associations / clubs pour connaître la déclinaison précise du protocole propre à leur activité.
Attention : les règles fixées par le Préfet des Pyrénées Atlantiques depuis le passage du département en “zone rouge” (circulation active du virus) s’imposent à la Commune
Si les informations ne sont pas correctes et/ou si je veux modifier le logo ou l’image de présentation, j’écris un mél à sportloisir@mairie-jurancon.fr et à communication @mairie-jurancon.fr
Je souhaite porter une manifestation organisée par mon association à la connaissance de tous les jurançonnais ? Une bonne communication est souvent l’une des clefs du succès de votre événement !
Je prépare un message de 150 caractères max., pour diffusion sur le PANNEAU ÉLECTRONIQUE implanté devant la Mairie, en remplissant ce formulaire qui doit être renvoyé à sportloisir@mairie-jurancon.fr
A savoir
Si vous faites ces deux démarches, votre événement sera également mentionné sur la page Facebook de la ville, à l’approche de la date.
La publication de l’événement dans l’agenda ou sur le panneau électronique n’est pas immédiate. Elle est soumise au préalable à la relecture et à la validation des services de la Commune.
Il tient à vous de contacter la presse et ses correspondants locaux:
Pour la République des Pyrénées: Madame Pascale Arranz: pascalearranz@gmail.com – 06 52 52 15 42
Pour Sud Ouest : Monsieur Marc Bruno: marco.bruno@wanadoo.fr – 06 81 41 59 72
Vous voulez avoir donner à vtre événement de la visibilité au niveau de l’agglo? Renseignez-le sur Pau l’Agglo et Nous.
Enregistrer un message sur France Bleu Béarn: 05 59 98 30 60
Pour l’occupation saisonnière des salles, le service Sport et Vie Associative vous contactera systématiquement en fin de saison pour anticiper la prochaine.
Si votre demande répond à une occupation occasionnelle (non saisonnière), prière de tenir compte des éléments listés ci dessous et de contacter le service Sport et Vie Associative.
Toutes les demandes sont soumises à la validation de Monsieur le Maire : un courrier ou mail de confirmation est envoyé au demandeur
Un délai de 3 semaines minimum est requis entre le dépôt de la demande de pré-réservation et la date de la mise à disposition de la salle.
Selon la période demandée, l’adresse du siège social de l’association (Jurançon ou hors jurançon), la durée de la mise à disposition demandée, les tarifs appliqués sont différents (grille tarifaire votée en Conseil municipal). La location est gratuite pour les associations jurançonnaises.
Rappel
Il appartient à l’association de venir retirer la clé/badge de la salle réservée à l’accueil des Services Techniques (8h30-12h/14h-17h30), le jour même ou la veille (suivant l’heure) de l’utilisation de la salle, muni du courrier/courriel de confirmation
Les lieux occupés doivent rendus nettoyés et rangés, dans le respect des dates fixées.
Un délai de 30 jours minimum est requis entre le dépôt de la demande et la date du 1er jour de mise à disposition du véhicule.
Seules les associations dont le siège social est situé sur Jurançon peuvent bénéficier de la mise à disposition
Le prêt du véhicule n’est autorisé QUE pour les déplacements ayant un lien direct avec l’activité de l’association (ex: compétition clubs sportifs)
Le carburant est à la charge de l’association (véhicule rendu avec le plein)
Le véhicule doit être rendu propre, à l’intérieur comme à l’extérieur, dans un état d’usage identique au moment de la remise des clefs (état des lieux réalisé), avec le carnet de bord dûment complété (nombre de kms parcourus, etc)
Il appartient à l’association de venir retirer la clé du véhicule à l’accueil des Services Techniques (8h30-12h/14h-17h30), le jour même ou la veille (suivant l’heure) de l’utilisation de la salle, muni du courrier/courriel de confirmation.
Votre association porte un projet de manifestation qui se déroulera sur le territoire de Jurançon ? Plusieurs démarches sont à entreprendre en amont de votre événement.
La période de juin à septembre est particulièrement chargée en manifestations sur la Commune : pensez à contacter au plus tôt le service Sport et vie associative pour vérifier que la date envisagée n’entre pas en concurrence avec un autre événement.
Quel que soit le thème ou la forme de votre événement (fête du club, défilé, rassemblement, concert, vide-grenier, compétition, etc) il est indispensable de prendre contact avec le service Sport et vie associative qui vous guidera dans les démarches administratives préalables à effectuer.
L’indispensable:
La Commune peut, le cas échéant, mettre à disposition du matériel destiné à vous aider dans l’organisation de votre manifestation. Vous pouvez signaler tous les besoins administratifs et logistiques de votre événement En remplissant le formulaire suivant:
Ce formulaire complété doit être adressé 3 mois minimum avant la date de l’événement à sportloisir@mairie-jurancon.fr
Toutes les demandes sont soumises à la validation de Monsieur le Maire : un courrier ou mail de confirmation est envoyé au demandeur.
Afin de permettre à tous les utilisateurs de pouvoir bénéficier des équipements et matériels communaux de façon équitable et pérenne, les associations s’engagent à respecter les contraintes de temps et les consignes d’utilisation données par les services municipaux.
Autres documents à ne pas manquer:
> Vous vendrez des boissons alcoolisées durant votre événement?
A noter: Cette demande figure dans le formulaire antérieur. Pas besoin de la remplir une deuxième fois. Ce formulaire complété doit être adressé 3 mois minimum avant la date de l’événement à sportloisir@mairie-jurancon.f
> Vous organisez une course dans l’espace public: à pied, VTT, cyclisme, trail, motos, etc
Les nouvelles dispositions législatives adoptées en 2016 ont conduit à une révision du plan VIGIPIRATE pour l’adapter à une menace particulière élevée. Il est conseillé de se poser la question de la mise en sécurité du public, en particulier si beaucoup de participants/spectateurs sont attendus.
Rappel: Veuillez à limiter la production des déchets lors de votre manifestation et pensez au tri sélectif. Des containers peuvent être mis à votre disposition par la Commune.
Afin d’encourager le monde associatif dans son développement et dans le déploiement d’actions ou d’événements en direction de tous les jurançonnais, des subventions sont accordées à certaines associations chaque année.
En fonction des priorités fixées par la municipalité, des projets concrets proposés (qui doivent servir l’intérêt général), et des besoins financiers réels des associations, le Conseil Municipal vote par délibération, le montant de chaque subvention attribuée.
Rappels
Il appartient à l’association, et à elle seule, de remplir son dossier de subvention en son nom propre, par l’intermédiaire de son représentant (Président/e).
Il n’existe a priori aucun droit “acquis” à la subvention : une association qui a obtenu une subvention une année doit renouveler sa demande l’année suivante.
Toute demande de subvention fait l’objet d’un examen approfondi. La municipalité rend ses décisions publiques par délibération.
Les principales étapes des dossiers de subvention sont les suivantes :
